Aţi întâlnit, cu siguranţă, situaţii în care aţi primit prin e-mail sau descărcat de pe Internet un fişier a cărui conţinut era foarte important. Deseori, nu aţi reuşit deschiderea acestui fişier deoarece computerul unde lucraţi nu avea instalat programul în care a fost creat fişierul respectiv. Sigur, soluţii există, dar unele nu sunt întotdeauna la îndemână.

          În fiecare zi, la birou, lucrăm într-un mediu în care trimitem şi primim fişiere de la colegi, clienţi sau furnizori, referitoare la diferite proiecte în derulare, rapoarte etc. Informaţia în format electronic acaparează din ce în ce mai mult teren, iar distribuirea sa nu este lipsită de probleme.

          Diferenţele existente între sistemele de operare, precum Mac OS, Microsoft Windows şi UNIX, ca şi diferenţele între programe sau chiar între versiunile aceluiaşi program, pot conduce la o distribuire dificilă a informaţiei. În domeniul graficii publicitare, a editărilor de cărţi şi reviste, a afacerilor, a proiectării asistate (şi acestea nu sunt singurele domenii de aplicabilitate), utilizatorii au nevoie de un transfer rapid şi sigur a informaţiilor. De asemenea, este foarte important ca toţi colegii sau clienţii să poată avea acces la un document exact în forma în care acesta a fost gândit şi creat de autorul său (formatarea paginii, modul de aşezare în pagină, poziţia figurilor, tabelelor şi graficelor etc.) Evident, dintre soluţiile propuse de piaţă, majoritatea utilizatorilor se vor îndrepta, dacă nu au facut-o deja, spre cea mai profesională: formatul PDF.

          PDF, prescurtarea de la Portable Document Format, este soluţia propusă de Adobe Systems Inc. Desigur, multi dintre cei care citesc acest articol sunt deja familiarizaţi cu formatul PDF datorită programului gratuit Adobe Acrobat Reader.

          Adobe Systems Inc. A început dezvoltarea formatului PDF în 1991 şi l-a gândit ca un document care să conţină într-un singur fişier toată informaţia (text + imagini) creată de autorul său şi, în plus, să poată fi deschis pe orice sistem de operare. Astfel, un document PDF va arăta şi va fi tipărit la imprimantă la fel, indiferent de tipul computerului, a sistemului de operare sau a inprimantei. Mai mult, formatul PDF poate fi comprimat, facilitând transferul său prin e-mail sau Internet.

          Ca principale avantaje în utilizarea documentelor PDF, enumerăm:

• accesarea conţinutului fişierului fără a instala aplicaţia în care acesta a fost creat;
• documentul este afişat exact în forma în care a fost creat;
• documentul va fi întotdeauna tipărit corect;
• documentele pot fi transferate şi utilizate indiferent de sistemul de operare;
• textul şi imaginile conţinute în document pot fi, cu anumite restricţii, salvate şi utilizate în alte aplicaţii.
• Crearea unui PDF este un proces relativ simplu. Sunt numeroase cazuri în care autorul doreşte protejarea documentului creat, fie prin parolă necesară la deschiderea acestuia, fie prin diferite limitări (tipărire la imprimantă, selectarea textului şi a imaginilor, rezoluţia acestora etc.).

          Considerând cazul cel mai des întâlnit, cel al obţinerii unui fişier PDF dintr-un fişier Microsoft Word, putem remarca cât de intuitiv şi simplu este acest proces. Astfel, fişierul DOC este trimis către o imprimantă virtuală (Adobe PDF), cu setări proprii, asemănătoare, însă, cu cele ale uneia reale.

          Foarte interesante şi utile sunt setările de securitate ale fişierului PDF creat, autorul său putând seta anumite permisiuni pentru cei care îl vor accesa. Astfel, un viitor utilizator al documentului PDF poate avea nevoie de o parolă pentru a-l deschide, a-l tipări, a extrage text sau imagini etc. Nivelul de criptare al parolei diferă, de la 40-bit RC4 la 128-bit RC4, făcând aproape imposibilă găsirea acesteia.

La ora actuală, Adobe Acrobat 6 Professional este un instrument extrem de necesar oricărei companii moderne, care a înţeles că informaţia corectă, protejată şi bine distribuită este una dintre principalele sale resurse.